Was ist eine Personalakte?
Eine Personalakte ist eine Sammlung von Dokumenten, die alle relevanten Informationen zu einem Mitarbeiter enthält. Sie dient als zentrale Datenbasis für die Personalverwaltung. Die digitale Personalakte ersetzt die traditionelle Papierakte durch elektronisch gespeicherte Unterlagen, die in einer speziellen Software wie DATEV, Haufe oder IQ Akte verwaltet werden. Sie ermöglicht einen schnellen, sicheren und ortsunabhängigen Zugriff auf Mitarbeiterdaten.
Was gehört in eine Personalakte?
Der Inhalt einer Personalakte ist in Deutschland durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt. Typische Inhalte sind:
- Arbeitsvertrag und Nachträge
- Lebenslauf und Bewerbungsunterlagen
- Zeugnisse und Zertifikate
- Krankmeldungen und Abwesenheitsnachweise
- Schulungs- und Weiterbildungsnachweise
- Digitale Zustimmung (z. B. Einverständniserklärungen zur Datenspeicherung)
Was gehört nicht in die Personalakte?
Nach deutschem Recht dürfen bestimmte Dokumente nicht in die Personalakte aufgenommen werden, um die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden zu schützen (§ 26 BDSG, Art. 5 DSGVO):
- Private Notizen oder subjektive Einschätzungen
- Gesundheitsdaten ohne ausdrückliche Einwilligung (außer Krankmeldungen)
- Politische, religiöse oder weltanschauliche Ansichten
- Strafregisterauszüge (außer bei bestimmten Berufen, z. B. im Sicherheitsbereich)
Mitarbeitende haben das Recht, die Entfernung solcher Daten aus ihrer Personalakte zu verlangen (Art. 17 DSGVO).
Was muss im Original aufbewahrt werden?
Trotz der Digitalisierung müssen bestimmte Dokumente im Original in Papierform aufbewahrt werden, insbesondere:
- Dokumente mit Originalunterschrift (z. B. Arbeitsverträge, Kündigungsschreiben, Aufhebungsverträge)
- Dokumente, die für rechtliche Nachweise erforderlich sind (z. B. bei gerichtlichen Streitigkeiten)
Die Aufbewahrung in Papierform erleichtert die Beweisführung in rechtlichen Auseinandersetzungen, da für viele Dokumente die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist (§§ 257 HGB, 147 AO).
Aufbewahrungsfristen für Dokumente in der Personalakte
Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente in der Personalakte sind in Deutschland durch verschiedene Gesetze geregelt, insbesondere durch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), die Abgabenordnung (AO), das Handelsgesetzbuch (HGB) und das Sozialgesetzbuch (SGB). Hier die wichtigsten Fristen:
- Arbeitsverträge und Kündigungsschreiben: Mindestens 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (§ 195 BGB). Längere Aufbewahrung kann für Nachweisführung bei Streitigkeiten sinnvoll sein.
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen: 8 Jahre (seit 1. Januar 2025, gemäß BEG IV) (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 HGB).
- Sozialversicherungsunterlagen (z. B. Beitragsnachweise): 4 Jahre (§ 28f SGB IV).
- Krankmeldungen: 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (§ 195 BGB), sofern sie nicht steuerrelevant sind.
- Bewerbungsunterlagen und Lebensläufe: 3–6 Monate nach Absage (AGG) oder 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (§ 195 BGB), es sei denn, sie enthalten steuer- oder sozialversicherungsrelevante Informationen.
- Zeugnisse und Zertifikate: Keine gesetzliche Pflicht, aber empfohlen 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, sofern sie für Nachweise relevant sind.
- Weiterbildungsnachweise: Keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist, aber empfohlen bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses, um Qualifikationen nachzuweisen.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen die Dokumente gemäß DSGVO gelöscht werden, es sei denn, es besteht ein berechtigtes Interesse (z. B. Rechtsstreitigkeiten) (Art. 17 DSGVO). Ein Löschkonzept mit automatisierten Löschroutinen ist erforderlich, um die Datenbestände auf das notwendige Minimum zu reduzieren.
Vorteile der digitalen Personalakte
Die Digitalisierung von Personalakten bietet nach deutscher Rechtslage zahlreiche Vorteile:
- Zeitersparnis: Schneller Zugriff auf Personalunterlagen ohne langes Suchen in physischen Archiven.
- Platzersparnis: Keine physischen Archive, was Kosten für Archivräume spart.
- Datenschutz: Moderne Software (z. B. DATEV, Haufe, IQ Akte) gewährleistet DSGVO-konforme, verschlüsselte Speicherung (256-Bit-AES-Verschlüsselung).
- Effizienz: Automatisierte Prozesse wie das Anlegen von Akten oder die Verwaltung von Löschfristen.
- Rechtskonformität: Erleichterte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch Zugriffsbeschränkungen und Protokollierung.
- Mitarbeiter-Self-Service: Mitarbeitende können über Portale ihre Daten selbstständig aktualisieren (z. B. Adressänderungen).
- Zentralisierte Verwaltung: Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglichen zentralen Zugriff und Volltextsuche.
Der Datenschutz ist in Deutschland durch die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) streng geregelt. Wichtige Anforderungen sind:
- Sichere Speicherung: Daten müssen durch technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) geschützt werden, z. B. durch Verschlüsselung und sichere Server (Art. 32 DSGVO).
- Zugriffsbeschränkungen: Nur autorisierte Personen (z. B. HR-Mitarbeitende, Führungskräfte) dürfen auf die digitale Personalakte zugreifen (§ 26 Abs. 1 BDSG). Granulare Rechte- und Rollenverteilung verhindert unbefugten Zugriff.
- Löschfristen: Daten, die nicht mehr benötigt werden, müssen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gelöscht werden. Automatisierte Löschroutinen und ein Löschkonzept sind erforderlich (Art. 17 DSGVO).
- Mitarbeiterrechte: Mitarbeitende haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO) ihrer Daten. Sie dürfen ihre Personalakte gemäß § 83 BetrVG jederzeit einsehen, ohne Gründe anzugeben.
- Protokollierung: Jeder Zugriff und jede Änderung müssen nachvollziehbar protokolliert werden, ohne Rückschlüsse auf gelöschte Dokumente zuzulassen.
- Schulungen: Mitarbeitende, die mit Personalakten arbeiten, müssen regelmäßig geschult werden, um Datenschutzvorschriften einzuhalten. Die Teilnahme muss dokumentiert werden (Aufbewahrungsfrist: 3 Jahre).
Ein Verstoß gegen diese Vorgaben kann zu hohen Bußgeldern führen, wie z. B. 35,3 Mio. € in einem Fall unzulässiger Datenverarbeitung.
Ist die digitale Personalakte Pflicht?
In Deutschland besteht keine gesetzliche Pflicht zur Führung digitaler Personalakten. Unternehmen dürfen weiterhin Papierakten führen. Jedoch fördert die Digitalisierung die Einhaltung von Datenschutzvorschriften und steigert die Effizienz, weshalb viele Unternehmen umsteigen. Seit 2022 sind elektronische Entgeltunterlagen verpflichtend, mit einer Übergangsfrist bis 31. Dezember 2026.
Einführung einer digitalen Personalakte
Die Einführung einer digitalen Personalakte erfordert eine strukturierte Vorgehensweise:
- Anbieter auswählen: Wählen Sie eine DSGVO-konforme Software wie DATEV oder Taxmaro, die in bestehende Systeme integrierbar ist und Funktionen wie digitale Signaturen unterstützt.
- Prozesse definieren: Legen Sie fest, wie Papierakten digitalisiert werden (z. B. Scannen mit OCR-Technologie). Unnötige Dokumente sollten aussortiert werden, um Mehraufwand zu vermeiden.
- Datenschutz prüfen: Arbeiten Sie mit einem Datenschutzbeauftragten zusammen, um DSGVO-Konformität sicherzustellen (Art. 37 DSGVO).
- Betriebsrat einbinden: Falls ein Betriebsrat vorhanden ist, ist dessen Zustimmung erforderlich (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
- Testphase: Starten Sie mit einem Pilotprojekt, bevor alle Akten digitalisiert werden.
- Löschkonzept entwickeln: Definieren Sie Löschfristen und implementieren Sie automatisierte Löschroutinen.
Aufbau einer Personalakte
Eine digitale Personalakte sollte klar strukturiert sein:
- Persönliche Daten: Name, Adresse, Geburtsdatum
- Vertragsdaten: Arbeitsvertrag, Gehaltsvereinbarungen
- Leistungsdaten: Beurteilungen, Weiterbildungen
- Sonstige Dokumente: z. B. Kündigungsschreiben
Eine Personalakte-Vorlage oder ein Beispiel kann helfen, die Struktur einheitlich und rechtskonform zu gestalten.
Softwarelösungen für digitale Personalakten
Beliebte Anbieter in Deutschland sind:
- DATEV digitale Personalakte: DSGVO-konforme Lösung mit Integration in Lohnprogramme.
- Haufe digitale Personalakte: Benutzerfreundlich, speziell für deutsche Unternehmen entwickelt.
- IQ Akte: Flexible Software für digitale Aktenverwaltung, die sich an deutsche Rechtsvorschriften anpasst.
- Personio: Bietet umfassende HR-Funktionen und Employee-Self-Service.
- Taxmaro: Unterstützt granulare Rechtevergabe und DSGVO-Konformität.
Fazit
Die digitale Personalakte ist ein essenzieller Bestandteil moderner Personalverwaltung in Deutschland. Sie spart Zeit, Platz und Kosten, während sie die Einhaltung von Datenschutzvorschriften (DSGVO, BDSG) und Aufbewahrungsfristen (BGB, AO, HGB, SGB) erleichtert. Mit der richtigen Digitalisierungsstrategie und Software wie DATEV oder Taxmaro können Unternehmen ihre Personalakten effizient und gesetzeskonform führen. Starten Sie noch heute mit der Digitalisierung und profitieren Sie von den zahlreichen Vorteilen!
