Digitale Lohnabrechnungen: Was Arbeitgeber beachten müssen

Darf ich Lohnabrechnungen digital zur Verfügung stellen?

Ja, Arbeitgeber dürfen Lohn- und Gehaltsabrechnungen digital bereitstellen. Voraussetzung ist, dass die Dokumente für den Arbeitnehmer zugänglich, unveränderbar und nachvollziehbar sind. Typische Lösungen sind ein geschütztes Mitarbeiterportal oder ein verschlüsselter E-Mail-Versand.

Rechtliche Grundlagen für digitale Lohnabrechnungen

• Nach § 108 GewO besteht die Pflicht, Arbeitnehmern eine schriftliche Abrechnung zur Verfügung zu stellen. Diese darf auch digital erfolgen.

• Die Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit muss jederzeit gewährleistet sein.

• Arbeitgeber müssen die Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren einhalten.

• Die DSGVO schreibt vor, dass sensible Personaldaten – wie Gehalt und Steuerinformationen – verschlüsselt übertragen und sicher gespeichert werden müssen.

Darf der Arbeitnehmer widersprechen?

Ja, Arbeitnehmer können der digitalen Bereitstellung widersprechen. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die Lohnabrechnung in Papierform aushändigen. Eine verpflichtende rein digitale Lösung ist nur zulässig, wenn dies arbeitsvertraglich geregelt oder per Betriebsvereinbarung festgelegt wurde.

Organisatorische Aspekte für Arbeitgeber

• Einrichtung eines sicheren Mitarbeiterportals oder einer HR-Software mit Dokumentenzugriff

• Regelungen zur Authentifizierung und Zugriffskontrolle

• Klare Kommunikation an die Arbeitnehmer, wie und wo sie ihre Abrechnungen abrufen können

• Sicherstellung der rechtzeitigen Bereitstellung der Lohnabrechnungen jeden Monat

Vorteile der digitalen Lohnabrechnung

• Kosten- und Zeitersparnis gegenüber dem Postversand

• Schnelle und sichere Bereitstellung

• Umweltfreundliche Alternative zur Papierabrechnung

• Einfachere Verwaltung und Archivierung

Fazit

Arbeitgeber dürfen Lohnabrechnungen digital zur Verfügung stellen, solange Datenschutz, Lesbarkeit und Aufbewahrung gewährleistet sind. Arbeitnehmer haben jedoch das Recht, eine Papierabrechnung einzufordern. Mit digitalen Lösungen wie Taxmaro können Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben erfüllen und gleichzeitig ihre Lohnprozesse effizienter und nachhaltiger gestalten.

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