Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 28.01.2025 (9 AZR 48/24) ist die digitale Bereitstellung der Entgeltabrechnung deutlich klarer geregelt. Dieser Beitrag erklärt die Voraussetzungen aus § 108 GewO und § 126b BGB, zeigt was technisch und organisatorisch sicherzustellen ist, was im Arbeitsvertrag oder per Betriebsvereinbarung geregelt sein sollte und enthält eine 10-Punkte-Checkliste vor dem Umstellungsstart.
Die monatliche Entgeltabrechnung gehört zu den verlässlichsten Routineaufgaben in jedem Unternehmen – und gleichzeitig zu den letzten Bastionen des Papiers. Während Verträge, Bescheinigungen und Steuerunterlagen längst digital verschickt werden, landet die Lohnabrechnung bei vielen Arbeitgebern noch immer im Briefumschlag. Das ändert sich gerade. Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 28. Januar 2025 (9 AZR 48/24) ist die digitale Bereitstellung der Entgeltabrechnung deutlich klarer geregelt. Dieser Beitrag fasst zusammen, wann sie zulässig ist, was Arbeitgeber dabei beachten müssen und was vertraglich oder per Betriebsvereinbarung geregelt werden sollte.
Grundlage ist § 108 Abs. 1 GewO. Danach ist dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Textform bedeutet nach § 126b BGB: eine lesbare Erklärung, die den Erklärenden erkennen lässt und auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert ist. Genau hier setzt der Streit an: Reicht ein PDF im Mitarbeiterportal? Muss der Arbeitnehmer einwilligen? Darf der Arbeitgeber den Versand komplett umstellen?
Mit der Entscheidung 9 AZR 48/24 hat das Bundesarbeitsgericht die elektronische Bereitstellung erheblich erleichtert. Die Kernaussagen lassen sich in vier Punkten zusammenfassen.
Erstens: Eine digitale Bereitstellung der Entgeltabrechnung über ein gesichertes Online-Portal genügt grundsätzlich der Textform des § 126b BGB. Die Abrechnung muss als PDF abrufbar, speicherbar und ausdruckbar sein.
Zweitens: Eine ausdrückliche Einwilligung des Arbeitnehmers ist nicht zwingend erforderlich, wenn der digitale Zugang zumutbar ausgestaltet ist – also der Mitarbeiter ohne unverhältnismäßigen Aufwand auf das Dokument zugreifen kann.
Drittens: Die Pflicht des Arbeitgebers zur „Erteilung“ wird mit dem Einstellen ins Portal nicht automatisch erfüllt. Der Arbeitnehmer muss die Abrechnung tatsächlich abrufen können – inklusive einer Information darüber, dass und wo sie bereitsteht.
Viertens: Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die unverschuldet keinen digitalen Zugang haben, bleibt der Arbeitgeber verpflichtet, eine alternative Form der Übergabe sicherzustellen.
Aus der Rechtsprechung und der Datenschutz-Praxis ergeben sich fünf Anforderungen, die in der Umsetzung erfüllt sein müssen.
Sicherer Zugang. Die Bereitstellung muss verschlüsselt erfolgen, der Zugang über persönliche Zugangsdaten geschützt sein – idealerweise mit Mehr-Faktor-Authentifizierung. Eine ungeschützte E-Mail mit PDF-Anhang scheidet aus, ebenso ein offener SharePoint-Ordner.
Speicher- und Druckbarkeit. Der Mitarbeiter muss die Abrechnung herunterladen, lokal speichern und ausdrucken können. Reine Anzeige-Lösungen ohne Download-Funktion erfüllen die Textform nicht.
Verfügbarkeit auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Mitarbeiter müssen auch nach Ausscheiden auf zurückliegende Abrechnungen zugreifen können – etwa für Rentenanträge, Bankgespräche oder Steuererklärungen. Empfehlenswert ist eine Bereitstellung von mindestens drei bis fünf Jahren nach Austritt oder ein automatischer Versand sämtlicher Abrechnungen vor Vertragsende.
Information und Benachrichtigung. Mitarbeiter müssen aktiv darüber informiert werden, dass die Abrechnung bereitsteht. Üblich ist eine automatische E-Mail oder Push-Nachricht mit dem Hinweis auf die neue Abrechnung – ohne Anhang, aus Datenschutzgründen.
Alternativlösung für Mitarbeitende ohne digitalen Zugang. Wer keinen Internetzugang oder kein Smartphone hat – etwa ältere Mitarbeitende, gewerbliche Beschäftigte ohne dienstliche Endgeräte oder Kolleginnen in Elternzeit –, muss die Abrechnung weiterhin in Papierform erhalten. Eine Pauschallösung „nur digital“ ist nicht zulässig.
Auch wenn das BAG keine ausdrückliche Einwilligung verlangt, sollte die digitale Bereitstellung sauber dokumentiert sein. Drei Wege bieten sich an, je nach Betriebsstruktur.
Im Arbeitsvertrag (für Neueinstellungen). Eine Klausel kann lauten: „Die Entgeltabrechnung wird dem Arbeitnehmer in Textform über das vom Arbeitgeber bereitgestellte Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt. Der Arbeitnehmer erhält Zugangsdaten und kann die Abrechnung dort abrufen, herunterladen und ausdrucken. Auf Wunsch wird die Abrechnung in Papierform übergeben.“ Wichtig ist die Wahlmöglichkeit – sie nimmt der Klausel die AGB-rechtliche Angreifbarkeit.
Per Betriebsvereinbarung (mit Betriebsrat). Die Einführung eines Mitarbeiterportals zur digitalen Lohnabrechnung ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig, weil das Portal personenbezogene Daten verarbeitet. Eine Betriebsvereinbarung sollte regeln: Welches System, welche Datenkategorien, Zugriffsrechte, Aufbewahrungsdauer, Sub-Verarbeiter, Verfahren bei Ausscheiden, Verfahren für Mitarbeitende ohne digitalen Zugang und Schulung.
Per einseitiger Direktion und Information (ohne Betriebsrat). Wenn kein Betriebsrat besteht, reicht eine schriftliche Information an alle Beschäftigten – idealerweise mit kurzer Anleitung, Ansprechpartner und Hinweis auf die Wahlmöglichkeit. Eine ausdrückliche Einzelzustimmung ist nicht erforderlich, schadet aber im Streitfall nicht.
Eine digitale Lohnabrechnung enthält besonders schutzbedürftige Daten – Gehaltsdaten, Steuermerkmale, Sozialversicherungsnummern, gegebenenfalls Zuordnung zu Konfession oder Schwerbehinderung. Daraus folgen drei Datenschutzpflichten.
Erstens muss die Verarbeitung im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten beschrieben sein. Zweitens braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter des Portals nach Art. 28 DSGVO. Drittens müssen die Aufbewahrungsfristen sauber definiert sein: zehn Jahre nach § 147 AO für steuerrelevante Belege, parallel die sozialversicherungsrechtlichen Fristen, danach automatisierte Löschung.
Vor dem Wechsel auf digitale Entgeltabrechnungen sollten folgende Punkte abgehakt sein:
Die digitale Bereitstellung der Entgeltabrechnung ist nach dem BAG-Urteil vom 28. Januar 2025 in den allermeisten Konstellationen zulässig – sie spart Druck-, Versand- und Archivkosten und entspricht der Erwartungshaltung jüngerer Beschäftigtengenerationen. Wer Sicherheit, Speicherbarkeit, Information und eine Alternative für nicht-digitale Mitarbeiter konsequent umsetzt und das Ganze über Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung dokumentiert, schöpft den Effizienzgewinn rechtssicher. Eine digitale Personalakte mit angeschlossenem Mitarbeiterportal ist dafür der natürliche Hebel: Sie ermöglicht nicht nur die Abrechnung, sondern auch Bescheinigungen, Verträge und Korrespondenz auf einem Kanal. Taxmaro unterstützt Unternehmen dabei, diesen Schritt sauber und vertragsfest umzusetzen.
