Digitale Lohnabrechnung: Brauche ich die Zustimmung meiner Mitarbeiter?

Brauche ich die Zustimmung meiner Mitarbeiter?

Grundsätzlich gilt: Arbeitnehmer haben einen gesetzlichen Anspruch auf eine Lohnabrechnung (§ 108 GewO). Das Gesetz schreibt aber keine bestimmte Form (Papier oder digital) vor.

• Digitale Lohnabrechnung zulässig: Arbeitgeber dürfen die Abrechnung in elektronischer Form (z. B. als PDF im Mitarbeiterportal) bereitstellen.

• Zustimmung empfehlenswert: In der Praxis sollten Mitarbeiter informiert und idealerweise ihre Zustimmung eingeholt werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

• Ausnahmefälle: Falls ein Mitarbeiter nachweislich keinen digitalen Zugang hat (kein PC/Smartphone), muss der Arbeitgeber eine alternative Lösung (z. B. Papierausdruck) anbieten.

Wie läuft eine digitale Lohnabrechnung ab?

1. Erstellung: Die Abrechnung wird wie gewohnt im Lohnabrechnungssystem erstellt.

2. Digitale Aufbereitung: Statt des Ausdrucks wird eine PDF-Datei erzeugt.

3. Bereitstellung: Der Mitarbeiter erhält die Abrechnung im gesicherten Mitarbeiterportal oder per verschlüsselter E-Mail.

4. Archivierung: Arbeitnehmer können ihre Abrechnungen dauerhaft abrufen, Arbeitgeber sparen Verwaltungsaufwand.

Was muss ich beachten?

• Rechtssicherheit: Die digitale Lohnabrechnung muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten (Brutto-/Netto, Abzüge, Zuschläge etc.).

• Zugriffssicherheit: Abrechnungen dürfen nur für den jeweiligen Mitarbeiter einsehbar sein.

• Langfristige Verfügbarkeit: Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Dokumente für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) zugänglich bleiben.

• Technische Umsetzung: Am besten über ein HR-Tool wie Taxmaro, das die digitale Bereitstellung automatisch übernimmt.

Vergleich: Papierabrechnung vs. digitale Lohnabrechnung

Hat die digitale Lohnabrechnung Auswirkungen auf den Datenschutz?

Ja – hier gelten strenge Vorgaben aus der DSGVO:

• Vertraulichkeit: Der Versand per offener E-Mail ist unzulässig, da personenbezogene Daten geschützt werden müssen.

• Sichere Systeme: Die Abrechnung darf nur über verschlüsselte Portale oder gesicherte E-Mail-Verfahren bereitgestellt werden.

• Zugriffsrechte: Nur der jeweilige Mitarbeiter darf seine Daten einsehen.

• Dokumentation: Arbeitgeber müssen nachweisen können, dass die Übermittlung DSGVO-konform erfolgt.

Fazit

Die digitale Lohnabrechnung ist rechtlich zulässig und bietet Arbeitgebern wie Mitarbeitern viele Vorteile: weniger Papier, einfache Archivierung, schneller Zugriff. Eine formale Zustimmung der Mitarbeiter ist nicht zwingend erforderlich, sollte aber eingeholt werden, um Akzeptanz und Transparenz zu sichern. Wichtig ist die DSGVO-konforme Umsetzung – mit sicheren Portalen und klar geregelten Zugriffsrechten. Moderne HR-Tools wie Taxmaro machen die Umstellung einfach, sicher und effizient.

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