Dürfen Arbeitgeber ein Diensthandy auch zur privaten Nutzung überlassen?
Ja – Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern ein Diensthandy auch zur privaten Nutzung überlassen. Steuerlich gilt dies als geldwerter Vorteil, der grundsätzlich versteuert werden müsste. Für Telefone, Smartphones und Tablets gibt es jedoch eine Ausnahme: Die private Nutzung eines vom Arbeitgeber überlassenen Geräts ist steuer- und sozialversicherungsfrei (§ 3 Nr. 45 EStG).
In welcher Höhe ist die private Nutzung erlaubt?
- Es gibt keine Obergrenze für den geldwerten Vorteil. Egal ob das Handy 300 € oder 1.500 € kostet – die private Nutzung bleibt steuerfrei.
- Auch die laufenden Telefon- und Internetkosten sind abgedeckt, wenn der Vertrag auf den Arbeitgeber läuft.
- Wichtig ist: Das Gerät und der Vertrag müssen über den Arbeitgeber laufen, sonst entfällt die Steuerbefreiung.
Was ist mit Geräte- und Telefonkosten?
- Gerät: Die Anschaffungskosten trägt der Arbeitgeber. Diese können abgeschrieben oder direkt als Betriebsausgabe verbucht werden.
- Telefon- und Datentarif: Kosten laufen über den Arbeitgebervertrag und sind voll absetzbar.
- Mehrere Geräte: Auch mehrere Geräte (z. B. Smartphone + Tablet) können steuerfrei zur Verfügung gestellt werden, solange sie dem Arbeitgeber gehören.
Wie muss die Überlassung dokumentiert werden?
- Schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer (z. B. im Arbeitsvertrag oder als Zusatzvereinbarung).
- Festlegung, dass das Gerät Eigentum des Arbeitgebers bleibt.
- Dokumentation in der Inventarliste des Unternehmens (Gerätenummer, Modell, Ausgabedatum).
Was ist in der Lohnbuchhaltung zu beachten?
- Keine Versteuerung notwendig, solange die Nutzung im Rahmen von § 3 Nr. 45 EStG erfolgt.
- Diensthandy darf nicht in der Lohnabrechnung als geldwerter Vorteil auftauchen.
- Kosten für Anschaffung und laufende Gebühren werden als betrieblichen Aufwand in der Buchhaltung erfasst.
- Wichtig: Bei Zuschüssen zu privaten Handyverträgen (statt eigener Firmenverträge) ist die Steuerbefreiung nicht anwendbar – dann gilt es als steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Fazit
Arbeitgeber können Arbeitnehmern ein Diensthandy zur privaten Nutzung steuer- und sozialversicherungsfrei überlassen. Voraussetzung: Das Gerät und der Vertrag laufen auf den Arbeitgeber, und die Überlassung ist schriftlich dokumentiert. Für die Lohnbuchhaltung bedeutet das: keine Lohnsteuer, keine Sozialabgaben, aber korrekte Erfassung als Betriebsausgabe.
