Dienstfahrrad 2025: Steuerliche Vorteile, Dokumentation und Lohnabrechnung

Was ist ein Dienstfahrrad?

Ein Dienstfahrrad – auch Jobrad oder Firmenrad genannt – ist ein Fahrrad oder E-Bike, das ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellt. Es kann für dienstliche und private Fahrten genutzt werden. Durch steuerliche Begünstigungen ist das Modell sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber besonders attraktiv.

Welche Modelle gibt es?

1. Gehaltsumwandlung

Der Arbeitnehmer verzichtet auf einen Teil seines Bruttogehalts. Dafür stellt der Arbeitgeber ein Fahrrad oder E-Bike zur Verfügung. Vorteil: Die Nutzung wird günstiger als eine private Finanzierung.

2. Arbeitgeberfinanziertes Dienstfahrrad

Der Arbeitgeber trägt die Leasing- oder Kaufkosten vollständig. Diese Variante gilt als steuerfreie Zusatzleistung, sofern bestimmte Grenzen eingehalten werden.

Steuerliche Behandlung 2025

• Private Nutzung steuerfrei: Seit 2020 ist die private Nutzung eines betrieblichen Fahrrads oder E-Bikes steuerfrei, wenn der Arbeitgeber das Rad zusätzlich zum Gehalt überlässt.

• 1 %-Regel für E-Bikes: Bei E-Bikes, die als Kraftfahrzeug gelten (mit Kennzeichen und Zulassung), gilt die 0,25 %-Regel vom Bruttolistenpreis für die private Nutzung.

• Sachbezug: Wird das Rad über Gehaltsumwandlung geleast, fällt ein geldwerter Vorteil an, der pauschal versteuert wird.

Dokumentation des Dienstfahrrads

Damit die steuerliche Begünstigung anerkannt wird, müssen Arbeitgeber Folgendes dokumentieren:

• Leasing- oder Kaufvertrag: klare Zuordnung zum Arbeitnehmer.

• Nutzungsvereinbarung: Regelungen zur privaten Nutzung, Rückgabe und Kostenübernahme.

• Laufende Kosten: Rechnungen über Leasingraten oder Wartungskosten müssen archiviert werden.

• Zusätzlichkeitskriterium: Bei steuerfreier Überlassung muss der Arbeitgeber die Kosten zusätzlich zum Gehalt übernehmen (keine Gehaltsumwandlung).

Abbildung in der Lohnabrechnung

1. Arbeitgeberfinanziertes Fahrrad

• Steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn es zusätzlich zum Gehalt gestellt wird.

• In der Lohnabrechnung wird es als steuerfreie Sachleistung ausgewiesen.

2. Gehaltsumwandlung / Leasingmodell

• Der geldwerte Vorteil muss in der Lohnabrechnung korrekt erfasst werden (0,25 %-Regel bzw. pauschale Besteuerung).

• Abrechnungsprogramme (z. B. DATEV) haben dafür spezielle Lohnarten eingerichtet.

• Wichtig: korrekte Angabe in der Lohnsteuerbescheinigung.

Praxisbeispiel

Ein Arbeitnehmer erhält ein E-Bike mit einem Bruttolistenpreis von 3.000 €.

• Arbeitgeberfinanziert: Arbeitgeber übernimmt die Leasingrate von 100 € monatlich zusätzlich zum Gehalt → steuer- und SV-frei.

• Gehaltsumwandlung: Mitarbeiter wandelt 100 € seines Bruttogehalts um → geldwerter Vorteil von 7,50 € (0,25 % von 3.000 €) wird versteuert.

Fazit

Das Dienstfahrrad ist 2025 ein attraktives steuerliches Benefit, das Mitarbeiter motiviert und Arbeitgeber im Wettbewerb um Fachkräfte stärkt. Entscheidend sind die richtige Dokumentation (Vertrag, Nutzungsvereinbarung, Belege) und die korrekte Abbildung in der Lohnabrechnung. Arbeitgeber, die beide Modelle kennen, können ihren Mitarbeitern eine flexible und steueroptimierte Lösung anbieten.

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