Die digitale Personalakte bringt Unternehmen einen Schritt näher zur papierlosen Verwaltung und optimierten Prozessen. Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie die digitale Ablage von Mitarbeiterdokumenten nicht nur Platz schafft, sondern auch den Arbeitsalltag vereinfacht und klare Vorteile für die Personalverwaltung bietet.
Die digitale Personalakte ist die moderne Lösung zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Sie ermöglicht eine zentrale Ablage und hilft Unternehmen, Nachweispflichten, Fristen und Datenschutzanforderungen effizient einzuhalten.
Die digitale Personalakte umfasst alle wichtigen Unterlagen eines Arbeitnehmers, wie Verträge und Zeugnisse, die früher in Papierform geführt wurden. Heute werden diese meist digital gespeichert, oft durch Einscannen bestehender Akten. Unternehmen profitieren von einer effizienten Verwaltung, die HR-Managern mehr Zeit für ihre Kernaufgaben lässt.
Die digitale Personalakte von Taxmaro bietet zentrale Dokumentenverwaltung, flexible Zugriffsrechte, automatische Erinnerungen und intelligente Workflows. Dabei müssen Sie keine eigenen Vorlagen erstellen, um Daten zu erfassen – alles ist bereits integriert und einsatzbereit. Mitarbeiter können Stammdaten eigenständig aktualisieren, und die Speicherung erfolgt sicher in Deutschland. Effizienz und Datenschutz sind garantiert.
Diese Funktionen unterstützen Ihr Unternehmen dabei, die Personalverwaltung zu optimieren und gleichzeitig den Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit gerecht zu werden.
In Deutschland sind private Arbeitgeber nicht verpflichtet, Personalakten zu führen – anders als im öffentlichen Dienst, wo beamtenrechtliche Vorgaben dies vorschreiben. Dennoch müssen Unternehmen bestimmte gesetzlich relevante Unterlagen ihrer Beschäftigten erfassen und speichern, wie z. B. Lohnabrechnungen oder Nachweise zur Elternschaft. Folgende Gesetze schreiben dies vor:
💡Tipp: Digitale Personalakten helfen, die Nachweispflichten effizienter zu erfüllen.
Seit dem 1. Januar 2022 müssen Arbeitgeber bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch führen. Ab dem 1. Januar 2027 wird dies verpflichtend, basierend auf Anpassungen der EStDV und weiteren steuerrechtlichen Vorgaben. Eine vollständig digitale Personalakte ist zwar nicht vorgeschrieben, bringt jedoch klare Vorteile für die Effizienz und Verwaltung.
Im öffentlichen Dienst regelt das Bundesbeamtengesetz (BBG), welche Dokumente in einer Personalakte enthalten sein müssen. Auch das Bundesarbeitsgericht definiert die Personalakte – ob analog oder digital – als Sammlung von Unterlagen, die persönliche und berufliche Informationen eines Mitarbeiters betreffen.
Die digitale Personalakte übernimmt diese Prinzipien und bietet klare Vorteile: eine strukturierte, sichere Ablage, die jederzeit abrufbar ist. Typische Inhalte sind:
Mit der digitalen Personalakte schaffen Sie eine effiziente und transparente Personalverwaltung.
Der Wechsel zur digitalen Personalakte erfordert Planung und Struktur. Mit einem schrittweisen Ansatz gelingt die Umstellung effizient:
Mit diesem Ansatz schaffen Unternehmen eine moderne, digitale Basis für eine effektive Personalverwaltung.
Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung der digitalen Personalakte, da diese technische Systeme umfasst, die potenziell das Verhalten oder die Leistung von Mitarbeitern überwachen können. Auch bei der Festlegung der gespeicherten Daten und Dokumente ist der Betriebsrat einzubeziehen.
Eine enge Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat fördert Transparenz, schützt die Rechte der Arbeitnehmer und vermeidet rechtliche Konsequenzen wie Geldstrafen bei Missachtung des Mitbestimmungsrechts.
Die digitale Personalakte muss den Vorgaben der DSGVO entsprechen. Arbeitgeber sind verpflichtet, ein sicheres System zu nutzen, das den Schutz sensibler Daten gewährleistet. Wichtige Punkte:
Ein digitales Dokumentenmanagement schützt Mitarbeiterdaten und gewährleistet Datenschutzkonformität, während es Transparenz und Effizienz in der Verwaltung schafft.
