Ausnahmen vom Mindestlohn 2025: Regelungen, Dokumentationspflichten und Folgen für die Lohnabrechnung

Mindestlohn 2025 – Grundsatz und Ausnahmen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland ein gesetzlicher Mindestlohn von 12,82 Euro pro Stunde. Grundsätzlich haben alle volljährigen Arbeitnehmer Anspruch darauf – aber es gibt gesetzlich definierte Ausnahmen vom Mindestlohn.

Wer ist vom Mindestlohn ausgenommen?

Folgende Gruppen fallen nicht unter das Mindestlohngesetz:

• Jugendliche unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung

• Auszubildende im Rahmen des Berufsbildungsgesetzes (BBiG)

• Pflichtpraktikanten im Rahmen von Schule, Ausbildung oder Studium

• Freiwillige Praktikanten bis zu drei Monaten, wenn diese der Berufsorientierung dienen

• Bestimmte Ehrenamtliche und Freiwilligendienstleistende (z. B. FSJ, BFD)

• Langzeitarbeitslose in den ersten sechs Monaten nach Wiederaufnahme einer Beschäftigung

👉 Wichtig: Minijobber, Werkstudenten oder Teilzeitkräfte sind nicht ausgenommen – sie haben vollen Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn.

Dokumentationspflicht: Wie Arbeitgeber Ausnahmen nachweisen müssen

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Beschäftigung von Personen, die nicht unter den Mindestlohn fallen, lückenlos zu dokumentieren. Dazu gehören:

• Verträge und Vereinbarungen (z. B. Praktikumsvertrag mit Angabe von Dauer und Art des Praktikums)

• Nachweise über den Status (z. B. Immatrikulationsbescheinigung bei Pflichtpraktikanten, Nachweis über Freiwilligendienst)

• Arbeitszeitnachweise bei allen Arbeitnehmern, bei denen der Mindestlohn gilt

Diese Unterlagen müssen so geführt werden, dass sie im Rahmen einer Kontrolle jederzeit vorgelegt werden können.

Lohnabrechnung: Abbildung von Ausnahmen

In der Lohnabrechnung muss klar erkennbar sein, ob ein Beschäftigter Anspruch auf den Mindestlohn hat oder unter eine Ausnahme fällt. Arbeitgeber sollten:

• den Beschäftigungsstatus eindeutig im System hinterlegen (z. B. Pflichtpraktikant, Auszubildender),

• den Stundenlohn korrekt ausweisen, auch wenn er unterhalb des gesetzlichen Mindestlohns liegt (nur zulässig bei Ausnahmen),

• getrennte Lohnarten nutzen, um Transparenz zwischen Mindestlohnpflichtigen und ausgenommenen Arbeitnehmern zu schaffen.

Wer kontrolliert die Einhaltung?

Die Einhaltung des Mindestlohngesetzes wird von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls überprüft. Diese kontrolliert:

• ob Arbeitnehmer korrekt eingestuft sind,

• ob die Arbeitszeiten dokumentiert wurden,

• ob der Mindestlohn gezahlt bzw. Ausnahmen korrekt angewendet wurden.

Verstöße gegen die Dokumentationspflicht oder eine falsche Einstufung können hohe Bußgelder bis zu 500.000 Euro nach sich ziehen.

Aufbewahrungsfristen: Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Arbeitgeber müssen alle arbeitszeit- und lohnrelevanten Unterlagen mindestens zwei Jahre lang aufbewahren (§ 17 MiLoG). Dazu zählen:

• Arbeitszeitnachweise,

• Verträge und Praktikumsvereinbarungen,

• Nachweise über Ausbildungs- oder Studienstatus.

👉 Tipp: Für Rechtssicherheit empfiehlt es sich, diese Unterlagen – ähnlich wie steuerliche Nachweise – für bis zu zehn Jahre zu archivieren.

Fazit: Ausnahmen vom Mindestlohn rechtssicher handhaben

• Ausnahmen gelten nur für klar definierte Gruppen wie Jugendliche, Auszubildende, bestimmte Praktikanten und Ehrenamtliche.

• Dokumentation ist Pflicht – Arbeitgeber müssen alle Nachweise lückenlos aufbewahren.

• Lohnabrechnung muss transparent zeigen, ob Mindestlohn gezahlt wird oder eine Ausnahme greift.

• Kontrollen durch den Zoll sind jederzeit möglich. Fehlende oder fehlerhafte Nachweise können teuer werden.

👉 Für Arbeitgeber gilt: Wer Ausnahmen korrekt dokumentiert und in der Lohnabrechnung sauber abbildet, vermeidet Bußgelder und sorgt für rechtssichere Prozesse.

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