Das Arbeitszeugnis ist Pflicht nach § 109 GewO und folgt einer eigenen, codierten Sprache. Dieser Pillar erklärt einfaches vs. qualifiziertes Zeugnis, die geheime Zeugnissprache mit Notenstufen-Tabelle, Pflichtinhalte und liefert eine fertige Vorlage für die Praxis.
Kurzantwort: Jeder Arbeitnehmer hat nach § 109 Gewerbeordnung (GewO) bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Auf Verlangen muss es als qualifiziertes Zeugnis mit Bewertung von Leistung und Verhalten ausgestellt werden. Die Sprache folgt einem festen Code mit fünf Notenstufen, von "stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" (1,0) bis "bemüht" (5,0). Negative Formulierungen, geheime Codes oder das Auslassen wesentlicher Aufgaben sind unzulässig (§ 109 Abs. 2 GewO – Wohlwollens- und Wahrheitsgebot).
Der gesetzliche Anspruch auf ein Arbeitszeugnis gilt für jedes Beschäftigungsverhältnis – unabhängig von Dauer, Art (befristet, unbefristet, Minijob) oder Grund der Beendigung. Wichtige Eckpunkte:
Das BGB und die GewO unterscheiden zwei Zeugnisarten:
| Aspekt | Einfaches Zeugnis | Qualifiziertes Zeugnis |
|---|---|---|
| Anforderung | Standard ohne Anforderung | Auf Wunsch des Mitarbeitenden |
| Inhalt | Art und Dauer der Tätigkeit | Zusätzlich: Leistung und Verhalten |
| Bewertung | Nein | Ja (über Zeugnissprache) |
| Üblicher Einsatz | Sehr selten | Standard für Bewerbungen |
Das Wohlwollensgebot zwingt Arbeitgeber zu positiv klingenden Formulierungen. Über exakte Wortwahl wird dennoch eine Bewertung wie eine Schulnote transportiert. Die fünf Notenstufen für Leistung:
| Note | Standardformulierung Leistung |
|---|---|
| 1 (sehr gut) | "... erledigte alle Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit." |
| 2 (gut) | "... erledigte alle Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit." oder "... immer zu unserer vollsten Zufriedenheit." |
| 3 (befriedigend) | "... erledigte alle Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit." |
| 4 (ausreichend) | "... erledigte alle Aufgaben zu unserer Zufriedenheit." |
| 5 (mangelhaft) | "... bemühte sich, die ihm übertragenen Aufgaben zu erledigen." oder "... hat unsere Erwartungen im Großen und Ganzen erfüllt." |
Für das Verhalten gilt ein paralleler Code: "stets vorbildliches Verhalten" (1) bis "Verhalten war einwandfrei" (4). Das Auslassen einzelner Adverbien ("stets", "vollster") ist die zentrale Bewertungs-Stellschraube.
Zeugnis
Herr Max Mustermann, geboren am 01.01.1990, war vom 01.07.2021 bis 30.06.2026 als Senior Lohnbuchhalter in unserem Unternehmen tätig.
Die Beispiel GmbH ist mit rund 80 Mitarbeitenden ein etabliertes Lohnabrechnungs- und HR-Beratungsunternehmen mit Sitz in München.
Zu Herrn Mustermanns Aufgaben gehörten insbesondere die selbstständige Lohn- und Gehaltsabrechnung für mehr als 800 Mitarbeitende, die Betreuung der DATEV-Schnittstellen, die Klärung steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Sachverhalte sowie die Mandantenbetreuung in komplexen Lohnfragen.
Herr Mustermann zeichnete sich durch hohe Fachkompetenz, eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie ausgeprägte Belastbarkeit auch in arbeitsintensiven Monatsabschlüssen aus. Er erledigte alle ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit.
Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen, Kollegen und Mandanten war stets einwandfrei und freundlich.
Das Arbeitsverhältnis endet zum 30.06.2026 auf eigenen Wunsch von Herrn Mustermann. Wir bedauern sein Ausscheiden, danken ihm für die wertvolle Mitarbeit und wünschen ihm für die berufliche und persönliche Zukunft weiterhin viel Erfolg und alles Gute.
München, 30.06.2026
[Unterschrift Geschäftsführung / Personalleitung]
Mitarbeitende, die ein Zeugnis (auch nachträglich) anfordern, haben Anspruch innerhalb der Verjährungsfrist von drei Jahren. Empfohlen: schriftlich per E-Mail mit Eingangsdatum dokumentieren, gewünschte Form (einfach/qualifiziert), Eintrittsdatum und Position. Bei Streit über die Bewertung trifft die Beweislast für eine bessere als Note 3 den Arbeitnehmer, für eine schlechtere als Note 3 den Arbeitgeber (BAG-Rechtsprechung).
Das Empfehlungsschreiben ist ein freiwilliges, persönliches Schreiben des Vorgesetzten ohne festen Code. Es ergänzt das Arbeitszeugnis, ersetzt es aber nicht. Im internationalen Recruiting (vor allem USA, UK) ist es weitaus üblicher als in Deutschland und sollte nicht in der codierten Zeugnissprache formuliert sein, sondern als persönliche Würdigung mit konkreten Beispielen.
Das Arbeitszeugnis ist mehr als Pflichtkür: es prägt die nächste Karriereschritt-Entscheidung des Mitarbeitenden und das Image als Arbeitgeber. Wer die Zeugnissprache kennt, kann fair und differenziert beurteilen – ohne in rechtliche Fallen zu tappen. Mit einer integrierten HR-Lösung wie Taxmaro werden Zeugnisbausteine aus Stammdaten, Leistungsbeurteilungen und Mitarbeitergesprächen automatisiert vorbereitet, in der digitalen Personalakte revisionssicher abgelegt und bei Bedarf inklusive der Notenstufen-Standardformulierungen vorgeschlagen.
