Arbeitszeugnis anfordern: Rechte der Arbeitnehmer und Pflichten der Arbeitgeber

1. Wann kann ein Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis anfordern?

Nach § 109 Gewerbeordnung (GewO) haben Arbeitnehmer jederzeit Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis, wenn ein Arbeitsverhältnis endet. Dabei gibt es verschiedene Zeitpunkte und Arten:

a) Endzeugnis

• Zeitpunkt: Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses (ordentlich, außerordentlich oder befristet).

• Inhalt: Vollständige Beurteilung von Leistung und Verhalten während der gesamten Beschäftigungszeit.

b) Zwischenzeugnis

• Zeitpunkt: Während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses, z. B. bei:

• Vorgesetztenwechsel

• Abteilungs- oder Unternehmenswechsel

• interner Bewerbung

• längerer Abwesenheit (z. B. Elternzeit, Sabbatical)

• Zweck: Dokumentiert den aktuellen Leistungsstand und kann für Bewerbungen genutzt werden.

💡 Wichtig: Arbeitgeber müssen ein Zwischenzeugnis ausstellen, wenn ein berechtigtes Interesse besteht.

2. Form und Inhalt eines Arbeitszeugnisses

• Form: Schriftlich auf Firmenpapier, unterschrieben von einer zeichnungsberechtigten Person.

• Inhalt:

• Angaben zu Art und Dauer der Beschäftigung

• Beschreibung der Aufgaben

• Bewertung von Leistung und Verhalten (bei qualifiziertem Zeugnis)

• Abschlussformel (freiwillig, aber üblich)

• Sprache: Wohlwollend und wahrheitsgemäß – keine verschlüsselten negativen Formulierungen.

3. Fristen und Verjährung

• Empfehlung: Zeugnis möglichst direkt nach Ende des Arbeitsverhältnisses anfordern.

• Rechtlich: Der Anspruch verjährt in der Regel nach 3 Jahren (§ 195 BGB), oft gelten jedoch kürzere tarifliche oder vertragliche Ausschlussfristen (z. B. 3–6 Monate).

4. Pflichten des Arbeitgebers

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass:

1. Formvorschriften eingehalten werden (Papierform, Unterschrift).

2. Wahrheitspflicht beachtet wird – keine unrichtigen oder wertenden Aussagen ohne Grundlage.

3. Wohlwollenspflicht gilt – keine Formulierungen, die künftige Bewerbungen unnötig erschweren.

4. Rechtzeitige Ausstellung erfolgt – Verzögerungen können Schadensersatzforderungen auslösen.

5. Arbeitszeugnis in der Lohn- und HR-Abwicklung

Für eine effiziente HR-Organisation empfiehlt es sich:

• Arbeitszeugnisse standardisiert zu erstellen (z. B. mit Vorlagen in HR-Software wie Taxmaro).

• Fristen und Ausschlussklauseln digital zu überwachen.

• Zwischenzeugnis-Anfragen im System zu dokumentieren, um Missverständnisse zu vermeiden.

Fazit

Arbeitnehmer können bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses immer ein Endzeugnis und bei berechtigtem Interesse ein Zwischenzeugnis anfordern. Arbeitgeber sind verpflichtet, diese wahrheitsgemäß, wohlwollend und rechtzeitig auszustellen. Ein digitaler HR-Prozess stellt sicher, dass keine Fristen verpasst und rechtliche Standards eingehalten werden.

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