Neu · Für Geschäftsführer & KMU

Ab 1.1.2027 ist die digitale Personalakte Pflicht.

Taxmaro macht Ihr Unternehmen in unter 30 Tagen bereit — ohne Mehraufwand für Ihr Team. Erfüllen Sie die Vorgaben zu Lohn- und Entgeltunterlagen automatisch und gewinnen Sie Ihre HR als strategisches Asset zurück.

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Noch verbleibend bis zur Pflicht
— Tage · — Std · — Min
DSGVO GoBD-konform Server in Frankfurt DATEV-ready
Personalakte · Max M.
Arbeitsvertragsigniert
Lohnabrechnung 03/26archiviert
SV-Bescheinigungneu
DATEV-Sync
142 Stammsätzelive
Letzte Synchr.vor 2 Min
Go-live
23T
Auf einen Blick

Ist die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht?

Ja. Ab dem müssen alle Arbeitgeber in Deutschland Lohn- und Entgeltunterlagen vollständig elektronisch führen. Rechtsgrundlage ist die 8. Änderung der Beitragsverfahrensverordnung (BVV § 8 Abs. 2) in Verbindung mit § 28p SGB IV. Die Pflicht gilt unabhängig von Branche oder Mitarbeiterzahl. Ausnahmegenehmigungen sind nur noch bis zum 31.12.2026 möglich. Verstöße führen zu abgebrochenen Betriebsprüfungen, Bußgeldern und Beitragsnachforderungen.

Taxmaro ist eine in Deutschland gehostete, GoBD- und DSGVO-konforme digitale Personalakte mit DATEV-, Sage- und Lexware-Integration. Durchschnittliche Einführungszeit: unter 30 Tagen. Preis ab 4,90 € pro Mitarbeiter und Monat.

Aktualisiert am Lesezeit 4 Minuten Autor Geprüft durch Fachanwälte für Arbeits- & Sozialversicherungsrecht

Mehr als 500 mittelständische Unternehmen vertrauen auf Taxmaro

ACME INDUSTRIES
MERIDIAN
NORDWERK
HANSA LOGISTIK
BAUER & CO
FORTIS TECH
Die neue Rechtslage

2027 wird aus „kann" ein „muss".

Mit der 8. Änderung der Beitragsverfahrensverordnung (BVV § 8 Abs. 2) und § 28p SGB IV werden Arbeitgeber ab dem 1. Januar 2027 verpflichtet, Lohn- und Entgeltunterlagen vollständig elektronisch zu führen. Ausnahmegenehmigungen sind nur noch bis 31.12.2026 möglich.

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Haftungsrisiko

Fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen führen bei Betriebsprüfungen zu Beitragsnachforderungen, Säumniszuschlägen und im Zweifel zu persönlicher Haftung der Geschäftsführung.

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Zeitverlust

Manuelle Personalakten binden HR- und Payroll-Teams durchschnittlich 6 Stunden pro Mitarbeiter und Jahr — Zeit, die für Recruiting und Entwicklung fehlt.

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Deadline-Druck

Wer erst 2026 startet, riskiert einen Kaltstart ohne Migrationspuffer. Seriöse Anbieter sind ab Mitte 2026 ausgebucht.

Die Taxmaro-Lösung

Eine Plattform. Alle Pflichten. Null Papierkram.

Taxmaro ist die digitale Personalakte, die Geschäftsführer schlafen lässt. Wir digitalisieren, strukturieren und archivieren alle relevanten Lohn- und Personalunterlagen — GoBD-konform, DSGVO-sicher und nahtlos an Ihre bestehende Lohnsoftware angebunden.

  • Vollautomatische 2027-Compliance — ohne dass Ihr Team umlernen muss
  • Direkte DATEV-Anbindung — keine Doppelerfassung, keine Schnittstellenhölle
  • Go-live in unter 30 Tagen — inklusive Migration der Bestandsakten

Impact nach 6 Monaten

–71%
HR-Aufwand für Akten
100%
GoBD-konform
23T
Ø Go-live-Zeit
4,8★
OMR Reviews
Warum Taxmaro

Vier Gründe, warum KMU auf Taxmaro setzen.

01

Direkt an DATEV, Sage & Lexware angebunden

Taxmaro synchronisiert Personalstammdaten, Entgeltunterlagen und Meldebescheinigungen bidirektional mit Ihrer Lohnsoftware. Keine CSV-Exporte, keine Doppelerfassung.

Alle Integrationen ansehen →
02

Ihre Mitarbeiter pflegen ihre Akte selbst

Bescheinigungen hochladen, Adressänderungen melden, Lohnabrechnungen einsehen, Dokumente digital signieren — über Web und Mobile. Das entlastet HR um bis zu 12 Stunden pro Woche.

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03

In weniger als 30 Tagen einsatzbereit

Unser geführtes Onboarding inkl. automatisierter Bestandsmigration bringt Sie planbar zum Start. 92 % unserer Kunden sind innerhalb von 3–4 Wochen produktiv.

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04

Prüfungssicher ab Tag eins

Taxmaro erfüllt GoBD, DSGVO und BVV § 8 Abs. 2 vollständig. Unveränderbare Ablage, lückenloses Audit-Log, QES — Server ausschließlich in Deutschland.

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Vorher / Nachher

Von Aktenordner zu 2027-ready.

BereichHeute (Papier/Excel/Mail)Mit Taxmaro
RechtssicherheitPapier + verstreute PDFsGoBD-konforme Ablage, Audit-Log
Aufwand Lohnabschluss6 Std. / Mitarbeiter / JahrUnter 1 Std. / Mitarbeiter / Jahr
BetriebsprüfungStress, manuelles ZusammenstellenEin-Klick-Export für euBP
Mitarbeiter-ZugriffE-Mail, Telefon, PapierantragSelf-Service App, 24/7
Deadline 01.01.2027Risiko: Bußgeld & HaftungAutomatisch erfüllt
So funktioniert's

In 3 Schritten zur 2027-Compliance.

1
Tag 1–5

Kickoff & Analyse

Wir analysieren Ihre Personalstruktur, Lohnsoftware und bestehende Akten. Ergebnis: ein konkreter 2027-Fahrplan für Ihr Unternehmen.

2
Tag 6–21

Migration & Integration

Wir migrieren Ihre Bestandsakten automatisiert, richten die DATEV-Schnittstelle ein und konfigurieren Workflows für Ihre wichtigsten Prozesse.

3
Tag 22–30

Go-Live & Schulung

Ihr Team und Ihre Mitarbeiter werden in 60-minütigen Live-Sessions onboarded. Ab Tag 30 läuft Taxmaro produktiv — inkl. Customer Success Manager.

Compliance & Sicherheit

Rechtssicher. Deutsch. Revisionsfest.

Wir haben Taxmaro entlang der regulatorischen Realität in Deutschland gebaut — nicht darum herum. Jede Funktion wurde gemeinsam mit Fachanwälten für Arbeitsrecht und Datenschutz abgenommen.

  • GoBD-konforme, unveränderbare Ablage
  • DSGVO-konform mit Verarbeitungsverzeichnis
  • Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
  • euBP-Export auf Knopfdruck
  • Hosting in Frankfurt, ISO 27001
  • Rollen- und Rechteverwaltung · Vier-Augen-Prinzip
GoBDkonform
DSGVOkonform
ISO 27001in Zertifizierung
Made in GermanyHosting Frankfurt
ROI-Rechnung

Taxmaro rechnet sich ab Mitarbeiter 18.

Durchschnittliche Einsparung bei einem KMU mit 75 Beschäftigten — inklusive Reduktion des Bußgeld-Risikos bei Betriebsprüfungen.

PositionStatus quoMit Taxmaro
Manuelle HR-Stunden p. a.450 Std.130 Std.
Bußgeld-/Prüfrisiko≈ 25.000 €0 €
Archiv + Scanner≈ 6.000 €inkl.
Gesamt pro Jahr≈ 38.000 €≈ 11.400 €
Wir haben Taxmaro in 23 Tagen ausgerollt. Unsere Lohnbuchhaltung hat das erste Mal seit Jahren keine Überstunden mehr im Monatsabschluss. Und 2027 ist für uns längst abgehakt."
Dr. Katrin Bauer Geschäftsführerin · Meridian Fertigungstechnik GmbH · 142 Mitarbeiter
500+
Unternehmen
45.000
digitale Akten
4,8
OMR Reviews ★
Begriffe & Definitionen

Die wichtigsten Begriffe zur Pflicht 2027.

Verständliche Definitionen der zentralen Konzepte rund um die digitale Personalakte und die Sozialversicherungs-Compliance ab 2027.

Digitale Personalakte
Eine elektronisch geführte Sammlung aller mitarbeiterbezogenen Dokumente eines Unternehmens — Verträge, Lohnabrechnungen, Bescheinigungen, Schulungsnachweise, SV-Meldungen. Sie ersetzt die klassische Papierakte und muss revisionssicher, GoBD-konform und DSGVO-gerecht geführt werden.
BVVBeitragsverfahrensverordnung
Verordnung zur Durchführung der Beitragsabrechnung in der Sozialversicherung. § 8 Abs. 2 BVV regelt ab dem 1.1.2027 die Pflicht zur elektronischen Führung von Lohn- und Entgeltunterlagen für alle Arbeitgeber in Deutschland.
euBPElektronisch unterstützte Betriebsprüfung
Verfahren der Deutschen Rentenversicherung, bei dem Arbeitgeber Sozialversicherungsdaten direkt aus dem Lohnsystem elektronisch übermitteln. Ab 2027 verpflichtend für alle Arbeitgeber, keine Branche und keine Betriebsgröße ausgenommen.
GoBDGrundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (digital)
BMF-Schreiben mit Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung steuer- und sozialversicherungsrelevanter Unterlagen: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, zeitgerechte Erfassung. Pflicht für jede digitale Personalakte.
QESQualifizierte elektronische Signatur
Höchste Stufe der elektronischen Signatur nach eIDAS-Verordnung. Erforderlich für formbedürftige Dokumente (z. B. befristete Arbeitsverträge), wenn diese ohne paralleles Papierdokument digital archiviert werden sollen.
§ 28p SGB IVPrüfung bei den Arbeitgebern
Rechtsgrundlage für die regelmäßige Prüfung von Arbeitgebern durch die Deutsche Rentenversicherung. Verlangt ab 2027 elektronisch verfügbare, prüffähige Lohn- und Entgeltunterlagen.
Häufige Fragen

Das Wichtigste zur Pflicht 2027.

Ist die digitale Personalakte ab 2027 wirklich Pflicht?

Ja. Mit der 8. Änderung der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und § 28p SGB IV müssen Arbeitgeber ab dem 1. Januar 2027 alle Lohn- und Entgeltunterlagen in elektronischer Form bereithalten und am euBP-Verfahren teilnehmen. Ausnahmegenehmigungen sind nur noch bis 31.12.2026 möglich.

Gilt das auch für kleine Unternehmen?

Ja — die Pflicht gilt unabhängig von Branche oder Mitarbeiterzahl. Auch Betriebe mit weniger als 10 Beschäftigten sind erfasst.

Was passiert, wenn wir nicht bis 2027 umgestellt haben?

Bei einer Betriebsprüfung drohen abgebrochene oder verlängerte Prüfungen, Bußgelder sowie Beitrags- und Steuernachforderungen. Im schlimmsten Fall haftet die Geschäftsführung persönlich.

Wie lange dauert die Einführung von Taxmaro?

In der Regel unter 30 Tagen — bei Standard-Integrationen (DATEV, Sage, Lexware) oft schneller. Wir bieten ein geführtes Onboarding mit fixem Zeitplan.

Welche Lohnsoftware wird unterstützt?

DATEV Lodas / LuG, Sage HR, Lexware lohn+gehalt, addison, edtime/edlohn. Weitere Systeme via REST-API oder CSV-Import.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Ausschließlich in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Keine Drittland-Transfers, kein US CLOUD Act.

Können Mitarbeiter selbst Dokumente einsehen?

Ja. Über das Self-Service-Portal können Mitarbeiter Lohnabrechnungen, Verträge und Bescheinigungen einsehen, eigene Dokumente hochladen und digital signieren.

Was kostet Taxmaro?

Ab 4,90 € pro Mitarbeiter pro Monat — inkl. DATEV-Integration, Migration und Support. Transparente Staffelpreise ab 25 Mitarbeitern.

Quellen & Rechtsgrundlagen

Worauf basieren diese Angaben?

  1. Beitragsverfahrensverordnung (BVV) § 8 Abs. 2 Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung und Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge — Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS). gesetze-im-internet.de/bvv
  2. § 28p SGB IV — Prüfung bei den Arbeitgebern Sozialgesetzbuch Viertes Buch, Gemeinsame Vorschriften für die Sozialversicherung. gesetze-im-internet.de/sgb_4/§28p
  3. Deutsche Rentenversicherung — euBP-Verfahren Informationen zum elektronisch unterstützten Betriebsprüfungsverfahren ab 2027. deutsche-rentenversicherung.de
  4. BMF-Schreiben „GoBD" Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (28.11.2019, ergänzt 11.03.2024). bundesfinanzministerium.de
  5. eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen (QES) für formbedürftige Dokumente. eur-lex.europa.eu
Bereit für 2027?

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