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Geschäftsreisen sind in der Regel mit verschiedenen Ausgaben verbunden. Um diese im Anschluss der Reise erstattet zu bekommen, werden die gesammelten Belege, Rechnungen und anderen Nachweise eingereicht. Dieser Bearbeitungsprozess kann umfangreich sein und Zeit in Anspruch nehmen. Mit einem entsprechenden Tool zur Reisekostenerstattung können Sie diesen Prozess in Ihrem Unternehmen effizienter gestalten. Die Erfassung der Reiseausgaben erfolgt elektronisch und wird direkt an das Abrechnungssystem geschickt. Somit entfällt das Sammeln von Belegen und die Bearbeitungsdauer verkürzt sich.
In diesem Artikel haben wir Ihnen eine Übersicht mit Informationen zu verschiedenen Tools zur Reisekostenerfassung und -erstattung zusammengestellt.
Mit Spendesk können Sie die Reisekostenerfassung in Ihrem Unternehmen vereinfachen. Die notwendigen Prozesse und Informationen werden digital von Ihnen aufgerufen, wodurch Sie sich unnötige Papierarbeit sparen. Spendesk aktualisiert den Verpflegungsmehraufwand jährlich, ohne dass Sie selbst aktiv werden müssen. Egal wohin es geht und wie viele Personen an einer Dienstreise teilnehmen, es wird immer der richtige Pauschalpreis berechnet.
Während einer Dienstreise behalten Sie den Überblick über alle Unternehmensausgaben und können die Limits und Budgets entsprechend anpassen. Das Ganze ist dabei sehr übersichtlich gestaltet und kommt ohne Excel Tabellen aus. Sie können Rechnungen mit allen anderen Ausgaben an einem Ort verwalten. Dazu laden Sie die Rechnung hoch, die verantwortliche Person gibt sie frei und die Zahlung kann veranlasst werden.
Hier erhalten Sie einen Komplettservice, mit dem Sie die Unternehmensverwaltung digitalisieren können. Pleo bietet ebenfalls eine zentrale Kostenübersicht an, mit der Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben genau im Auge behalten können.
Sie können Ihre Abrechnungen jederzeit durchführen und müssen nicht mehr bis zum Monatsende warten. Pleo bietet Ihnen eine transparente und direkte Kostenübersicht, mit der Sie Ihre Finanzen besser planen können. Zudem verspricht Ihnen Pleo 90 % Zeitersparnis gegenüber der manuellen Spesenabrechnung. Alle Ausgaben werden der entsprechenden Person zugeordnet und in Echtzeit angezeigt. Sie können außerdem für jedes Teammitglied individuelle Budgets und Limits festlegen und diese spontan ändern.
Expensify ist einer der größten Anbieter im Bereich der digitalen Verwaltung. Das Besondere an diesem Tool ist, dass Sie Ihre Rechnungen einfach fotografieren und die App den Vordruck automatisch ausfüllt (Smart Scans).
Expensify bietet diese Funktion auch für Einzelpersonen an: 25 Smart Scans kosten rund 4,50 Euro. So können Sie entweder mit „Track“ Ihre persönlichen Ausgaben im Auge behalten oder im Rahmen Ihrer Arbeit mit „Submit“ die Smart Scans an die Buchhaltung schicken. Die Preismodelle für Teams beinhalten weitere Funktionen. So bekommen Sie zum Beispiel eine Expensify Karte für Ihr Unternehmen und die Admins können auf alle Prozesse zugreifen und Zahlen freigeben.
Sie können hier zwischen dem Collect-Paket für 4,50 im Monat oder dem umfangreicheren „Control“-Paket für 8 Euro im Monat wählen.
Circula ist ein zuverlässiges Verwaltungstool, mit dem viele große Unternehmen arbeiten. Es besticht durch eine schnelle Einrichtung und einfache Bedienung. Ihre Mitarbeiter/innen scannen die Rechnungen mit der mobilen App ein, zeitgleich haben Sie jederzeit einen detaillierten Überblick über die eingereichten Kosten. Dazu können Sie Circula für 14 Tage kostenlos testen.
Das Basic Paket ist für Teams mit mindestens 10 Personen und kostet 5 Euro im Monat bei einer jährlichen Zahlung. Darin sind eine Vielzahl von Funktionen enthalten. So können Sie die Kosten für einzelne Fahrten abrechnen, haben eine Assistenzfunktion und benutzerdefinierte Kategorien. Bei einer jährlichen Zahlung von 7 Euro im Monat bekommen Sie eine umfangreichere Version, die Sie ebenfalls ab einer Teamgröße von mindestens 10 Personen nutzen können.
Für große Unternehmen bietet Circula Enterprise-Paket an, bei dem die Preisgestaltung nach individueller Absprache geschieht. Hier stehen Ihnen Funktionen zur Verfügung, die für große Unternehmen mit zahlreichen Mitarbeiter/innen relevant sind.
Mit Taxmaro Personal haben Sie einen zentralen Ort für Ihre Lohnbuchhaltung. Neben der digitalen Personalakte und der Arbeitszeiterfassung, können Ihre Mitarbeiter/innen Reisekosten erfassen. Sie können auf alle Abteilungen schnell und einfach zugreifen und sparen sich somit lange Wege bei Abrechnungsprozessen. Das Tool wird mit einem Komplettpreis angeboten, dadurch behalten Sie die volle Kontrolle über die Kosten.
Die Bedienung ist intuitiv und auch für Erstnutzende leicht verständlich. Während Ihre Mitarbeiter/innen auf Dienstreise sind, können Rechnungen direkt in das System im online Tool eingetragen werden.
Sind die Rechnungen in das System eingetragen, kann die Personalverwaltung die Freigabe erteilen. Falls Fragen aufkommen sollten, können Sie diese direkt über das Tool klären. Taxmaro archiviert alle Belege revisionssicher, sodass Sie für den Fall einer Betriebsprüfung gut vorbereitet sind.
Nachdem die Freigabe erteilt wurde, können die Auslagen automatisch über die Lohnbuchhaltung ausgezahlt werden. Die Übernahme der Kosten in die Finanzbuchhaltung kann ebenfalls automatisch per Schnittstelle erfolgen.
Es lohnt sich in ein Tool zu investieren, mit dem Sie die Reisekosten digital erfassen können. Sie vermeiden mühsame Papierarbeit, haben die Ausgaben im Blick und wissen, wo Kosten entstehen. Des Weiteren können Sie ganz einfach sämtliche Belege aufheben, ohne viel Platz in Anspruch zu nehmen. Somit sind Sie jederzeit auf Betriebsprüfungen vorbereitet und haben schnellen Zugriff auf alle Unterlagen.
