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Um die Ausbreitung des Coronavirus so weit wie möglich einzuschränken und die Kurve so bald wie möglich abflachen zu lassen, haben sich viele Firmen dazu entschieden ihre Mitarbeiter von zu Hause arbeiten zu lassen. Doch das Homeoffice kann ein Ort der Ablenkung sein, ein lauter Ort, an dem es schwierig ist, dieselbe Produktivität an den Tag zu legen wie im Büro umringt von anderen Arbeitenden.
Die folgenden zehn Tools helfen Ihnen einen kühlen Kopf zu bewahren und auch zu Hause optimal mit Ihren Mitarbeitern zusammenzuarbeiten.
Kommunikation zwischen verschiedenen Mitarbeitern und Teams ist essenziell für einen reibungslosen Arbeitsalltag. Mit Slack können sich Teams in Channels selbst organisieren und je nach Art der Unterhaltung weitere Channels eröffnen. Mittlerweile kann man sich sogar in Videochats mit seinen Kolleginnen und Kollegen austauschen.
Es ist übrigens kein Problem, größere Dateien zu teilen, denn Slack kann mit Diensten wie Google Drive oder Dropbox verbunden werden. Ab 6,25 € im Monat können Sie noch weitere Apps dazu kaufen.
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Falls es im Teamchat zu unübersichtlich wird, kann eine Videokonferenz helfen. Dafür bietet sich Zoom an. Meetings kann man hier sogar aufnehmen und abspeichern. Es gibt eine kostenlose und eine kostenpflichtige Version, die je nach Ihren Anforderungen genutzt werden können.
Jede Konferenz wird von einem Moderator gestartet, der dann maximal 100 Teilnehmende hinzufügen kann. Nutzt der Moderator einen Free-Account, wird das Meeting nach 40 Minuten beendet. Ab 13,99 € pro Monat und Moderator beträgt dann die maximale Meetingdauer 24 Stunden.
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Wenn man von zu Hause arbeitet, können Projektmanagement und -koordination ebenfalls besondere Herausforderungen darstellen. Asana ist ein agiles, übersichtliches und leicht zu bedienendes Tool und meistert dieses Problem sehr gut. Selbst bei komplexen Projekten und vielen Teammitgliedern hilft das Tool, den Überblick zu behalten. Mit praktischen Features wie Zeitleisten, Portfolios und Workload kann jeder genau im Auge behalten, wo es gerade gut läuft und wo es Probleme gibt. Bis zu 15 Personen können die Basisversion kostenlos nutzen, für alle anderen geht es ab 10,99 € im Monat los.
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Gerade bei größeren Teamchats kann es problematisch und chaotisch werden, einen geeigneten Termin für das Meeting zu finden. Bei Doodle können ganz einfach Umfragen erstellt werden, in denen jeder für den Terminvorschlag stimmt, der am besten passt. So kann im Handumdrehen eine Uhrzeit ausgemacht werden und Sie können sich wieder auf die Arbeit konzentrieren.
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Einer der wohl bekanntesten Cloudspeicher ist Dropbox. Hier kann man größere Dokumente und Dateien ganz einfach mit Kolleginnen und Kollegen austauschen und sogar kleinere Teams mit bis zu drei Mitgliedern können den Dienst nutzen.
Die kostenlose Version bietet den Nutzern 2 Gigabyte an, für größere Projekte und Teams bietet Dropbox ein Upgrade an. Dies startet bei 10 € für 5Terabyte.
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Ein Account bei Google reicht aus, um das vielfältige Angebot der G-Suite zu nutzen. Hier kann man zentral auf verschiedene Apps zugreifen und beispielsweise zusammen mit Teammitgliedern Dokumente erstellen, Präsentationen gestalten und größere Dateien in Google Drive speichern.
Die Premium Dienste, wie Hangouts und Meets, die normalerweise kostenpflichtig sind, werden sogar bis zum 01. Juli kostenlos zur Verfügung gestellt.
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Beim Arbeiten mit verschiedenen Apps und Accounts bei diversen Tools, kann es schon mal schwierig werden, sich an die vielen Passwörter zu erinnern. Besonders wenn diese auf dem Arbeitscomputer gespeichert sind und zu Hause nicht verfügbar sind. 1Password speichert die Zugangsdaten sicher ab und bietet einfachen Zugang, dafür benötigt man lediglich einen Internetzugang.
Zurzeit kann man den Dienst 6 Monate statt der üblichen 30 Tage umsonst testen, danach startet das Angebot ab 2,65 € im Monat.
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Evernote hilft, die Übersicht auf dem Schreibtisch nicht zu verlieren und ordnet kleine Notizen, Fotos, Dokumente und Sprachaufnahmen nach Datum. So kann man ganz einfach wieder darauf zugreifen und sie mit Kolleginnen und Kollegen teilen. Sie können zusätzlich Erinnerungen einstellen, damit Sie keine Deadlines und Meetings mehr verpassen.
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Im Homeoffice kann es schwierig sein, über längere Zeiten konzentriert zu arbeiten. Schnell ist Whatsapp, Facebook oder Instagram geöffnet und der Workflow unterbrochen.
Focus To-Do teilt Arbeitsphasen nach dem Pomodoro-Prinzip in 25 Minuten Intervalle, in denen man sich auf nichts anderes als die Arbeit konzentrieren darf. Danach lässt die App eine kleine Pause von fünf Minuten zu, in der Sie den Newsfeed checken, einen Kaffee holen oder einfach mal die Augen schließen können. Danach startet das nächste Intervall. Somit hilft die App nicht nur produktiver zu sein, sondern auch die kleinen Atempausen zwischendurch nicht zu vergessen.
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Von zu Hause arbeiten bedeutet oft eine lautere Geräuschkulisse. Ob es die Kinder, die Baustelle vor dem Haus oder die lauten Nachbarn sind, es kann schwer sein, den Fokus nicht zu verlieren. Falls dieses Problem bekannt klingt, kann Noisli vielleicht Abhilfe schaffen.
Hier können Sie zwischen rauschendem Wasser, Regentrommeln oder einfach weißem Rauschen in verschiedenen Frequenzen selbst entscheiden, wie die Hintergrundgeräusche klingen sollen. Nach einem langen Tag vor dem Bildschirm kann Noisli abends sogar noch helfen, besser einzuschlafen. Und was ist besser für die Konzentration als erholsamer Schlaf?
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Mit diesen Tools können Sie und Ihre Kollegen nun auch im Homeoffice richtiges Arbeitsklima aufkommen lassen. Sie können die Produktivität Ihres Teams erhöhen oder Ihnen helfen den Fokus auf Ihrer Arbeit zu behalten. Schwierige Aufgaben, wie die Koordination wichtiger Projekte, können nun einfach und übersichtlich aus dem Homeoffice organisiert werden.
