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Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind in jedem Unternehmen von zentraler Bedeutung. Beschäftigte haben laut Gesetz einen Anspruch auf einen schriftlichen Nachweis der erbrachten Arbeitsleistung und das dafür erhaltene Arbeitsentgelt. Aus diesem Grund müssen Abrechnungen stets korrekt sein - Fehler können für die Unternehmensleitung und die Arbeitnehmer:innen möglicherweise sehr kostenaufwendig sein.
Besonders in kleinen und mittelgroßen Unternehmen fehlen häufig die Ressourcen eigene Buchhalter:innen einzustellen, sodass sie nach Alternativen suchen. Ebenfalls suchen oft große Unternehmen nach einer einfachen und direkten Lösung für ihre Buchhaltung, bei der sie den Arbeitsaufwand minimieren können.
Auf jeder Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung müssen Informationen über die Empfänger:innen, das Arbeitsverhältnis und die Sozialversicherungsbeiträge zu finden sein. Idealerweise nehmen Unternehmen diese Daten im Rahmen des Onboarding-Prozesses auf und speichern sie an einem zentralen Ort.
Hierzu zählen das Geburtsdatum, Lohnsteuerklasse, Angaben zur Krankenversicherung und die Versicherungsnummer. Dadurch lassen sich die Angaben der Abrechnung eindeutig der jeweiligen Person zuordnen.
Unter diesem Punkt wird vermerkt, wann die Person dem Unternehmen beigetreten ist sowie die An- und Abwesenheitszeiten. Optional können die Angaben zur geleisteten Arbeitszeit hierbei in Wochen bzw. Tagen aufgeführt und die Anzahl der noch vorhandenen Urlaubstage angegeben werden. Dieses Modell bietet sich zum Beispiel bei Lohnarbeit an, bei welcher sich die Höhe des Lohns nach den geleisteten Stunden richtet.
Weiterhin müssen auf der Entgeltabrechnung die Adressen des Beschäftigten und der Betriebsstätte zu finden sein. In größeren Unternehmen mit diversen Abteilungen bietet es sich ebenfalls an, die Kostenstelle und Personalnummer des Abrechnungsempfängers mit aufzunehmen. Das spart im Falle eines Abrechnungsfehlers Zeit, denn so lassen sich Bearbeitungswege schneller zurückverfolgen.
Auf jeder Entgeltabrechnung findet sich jeweils ein Brutto- und ein Nettowert, anhand dessen Beschäftigte sehen können, wie viele Steuerabgaben geleistet wurden. Die Höhe der Abgaben richtet sich nach verschiedenen Merkmalen, wie zum Beispiel dem Familienstand, Anzahl und Alter der Kinder sowie dem Versicherungsstatus. Unternehmen müssen diese Angaben den richtigen Mitarbeitern zuordnen, ihren Anteil übernehmen und auf der Abrechnung entsprechend vermerken.
Hier werden alle im jeweiligen Abrechnungszeitraum erwirtschafteten Bezüge vermerkt. Dazu zählen der reguläre Stundenlohn, Feiertagszuschläge und Urlaubsentgelte. Jede Angabe muss dazu mit einem Hinweis zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht versehen werden.
Anschließend werden die Abzüge aufgeführt, hieraus berechnet sich das Nettoentgelt. Abzüge sind zum Beispiel Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Die Summe aller Abzüge ist unter den einzelnen Abgaben aufzuführen.
Letztlich wird die Summer aller Abzüge von den Bruttobezügen abgezogen und ebenfalls auf der Abrechnung vermerkt. Dies ist der Betrag, der bei den Beschäftigten auf dem Konto eingeht.
Das Erstellen von Lohn- und Gehaltsabrechnungen erfordert neben umfassenden Kenntnissen des Steuerrechts auch einen hohen Zeitaufwand, welcher sich mit steigender Anzahl der Mitarbeiter:innen weiter erhöht. Eine Möglichkeit hierbei effizienter und sicherer zu arbeiten ist die Online-Lohnbuchhaltung, wie zum Beispiel das online Tool von TAXMARO. Viele Vorgänge sind automatisiert und werden ständig aktualisiert. Das spart der Unternehmensleitung viel Zeit, die an anderer Stelle sinnvoller eingesetzt werden kann.
Online Lohnabrechnungsprogramme bieten in der Regel eine digitale Personalakte an, auf welche die Mitarbeiter:innen selbst zugreifen können. Sollte sich etwas ändern, kann dies dem Unternehmen auf direktem Weg mitgeteilt werden. Die Änderung wird automatisch in das System übernommen und die Entgeltabrechnung entsprechend angepasst.
Die geleistete Arbeitszeit wird ebenfalls an einem zentralen Ort im System gespeichert. Beschäftigte können dort Krankheits- und Urlaubstage eintragen, welche automatisch in die Entgeltabrechnung miteinfließen.
Jedes Unternehmen muss bestimmte Beiträge zur Sozialversicherung für die Beschäftigten übernehmen: Jeweils die Hälfte des Rentenbeitrags und der gesetzlichen Krankenversicherung sowie einen Anteil der Arbeitslosen- und der Pflegeversicherung. Den Beitrag zur Pflegeversicherung stellt die Arbeitgeberseite vollständig. Bei der Online-Lohnabrechnung werden diese Beiträge automatisch gemeldet, gegebenenfalls aktualisiert und sicher abgespeichert.
Bei der Online-Lohnbuchhaltung sind alle Unterlagen zentral gespeichert und können damit jederzeit aufgerufen werden. Dies ist besonders im Falle einer Buchprüfung durch das Finanzamt sehr vorteilhaft, da somit viel Zeit gespart werden kann. Ältere Abrechnungen von Beschäftigten, die das Unternehmen vor einiger Zeit verlassen haben, sind leicht einsehbar und nehmen nicht viel Platz im Büro ein. Eine papierlose Buchhaltung verbessert zudem die Umweltbilanz des Unternehmens.
Mit der Online-Lohnbuchhaltung können Unternehmen viel Zeit und damit Geld sparen. Sämtliche Prozesse werden von automatisch verarbeitet, sodass zum Beispiel alle notwendigen Meldungen an das Finanzamt oder die Sozialversicherung korrekt und pünktlich ankommen. Außerdem muss innerhalb der Betriebsstätte kein separater Raum für die Buchhaltung eingerichtet werden, in dem alle Papiere gelagert werden. Dies macht eine Buchprüfung einfacher, effizienter und zuverlässiger.
