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Das digitale Zeitalter hat vieles in der Arbeitswelt automatisiert. Zum Beispiel werden oft Arbeitsstunden elektronisch aufgezeichnet, Urlaubsanträge in einem online-Portal bearbeitet und Projekte digital geplant. Somit haben Beschäftigte ihre Arbeitsaktivitäten zentral gespeichert, was die Erstellung und Ausstellung der Entgeltabrechnungen erleichtert. Doch bedeutet das, dass man diesen Vorgängen blind vertrauen sollte?
In diesem Artikel lesen warum es sich lohnt regelmäßig die Abrechnungen zu überprüfen, wann besonders oft Fehler gemacht werden und wie man am besten vorgeht, wenn falsch abgerechnet wurde.
Unternehmen sind laut § 108 der Gewerbeordnung dazu verpflichtet Entgeltabrechnungen auszustellen, damit Beschäftigte die Möglichkeit haben, die Berechnungen des Gehalts bzw. Lohns und die Steuerabgaben zu überprüfen. Dabei ist es immer von Vorteil, dass man gefundene Fehler möglichst schnell aufklärt. Vergeht zu viel Zeit kann es unter Umständen schwieriger sein, einzelne Details nachzuvollziehen und das Problem zu lösen. Unternehmen und Beschäftigte sollten besonders zum Jahreswechsel aufmerksam auf die Entgeltabrechnungen schauen. Denn Gesetzesänderungen oder Beitragsanpassungen treten oft zu dieser Zeit in Kraft und es kann passieren, dass diese nicht richtig in die Abrechnungssysteme der Unternehmen übernommen wurden.
Zunächst können Beschäftigte mit einem Brutto-Netto-Rechner prüfen, ob der erhaltene Betrag korrekt ist. Anschließend kann anhand der folgenden Fragen die restliche Abrechnung auf Fehler untersucht werden.
Die Lohnsteuerklasse kann sich für Beschäftigte mehrmals ändern - etwa nach einer Heirat bzw. Scheidung oder der Geburt eines Kindes. Ein Wechsel der Lohnsteuerklasse wirkt sich direkt auf das Nettogehalt und damit auf die Steuerlast des Beschäftigten aus. Solche Änderungen müssen von den Arbeitnehmer:innen schnellstmöglich weitergegeben werden, ansonsten können später hohe Nachzahlungen folgen.
Das Bundesministerium der Finanzen stellt einen Lohn- und Einkommensteuerrechner zur Verfügung mit dem Beschäftigte ihre gezahlte Lohnsteuer überprüfen und gegenrechnen können.
Werden Beschäftigte nach der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden entlohnt, finden sich diese in der Regel auf der Lohnabrechnung wieder, sie sind allerdings keine Pflichtangabe. Es ist daher empfehlenswert die geleisteten Arbeitsstunden mit dem erhaltenen Lohn abzugleichen, sodass eine potenzielle Fehlberechnung erkannt und das Arbeitsentgelt entsprechend angepasst werden kann.
Der Kinderfreibetrag wird im Gegensatz zum Kindergeld nicht ausgezahlt, sondern vom zu versteuernden Gehalt abgezogen, wodurch sich die Einkommensteuer reduziert. Einen Anspruch auf den Kinderfreibetrag haben Erziehungsberechtigte ab der Geburt des Kindes bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres. Befindet sich das Kind noch in einer Ausbildung bzw. im Studium oder leistet einen Freiwilligendienst, verlängert sich der Anspruch bis spätestens zum 25. Lebensjahr.
Hat sich im Haushalt der Beschäftigten dementsprechend etwas geändert, ist es ratsam dies auf der Entgeltabrechnung zu überprüfen.
Der vierstellige Beitragsschlüssel legt fest, wie die Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung berechnet werden. Jede Ziffer gibt Auskunft darüber, in welchem Verhältnis die Person zu der jeweiligen Versicherung steht. Die Reihenfolge bleibt dabei immer dieselbe:
Jeder Stelle innerhalb des Schlüssels wird eine Ziffer zugeordnet, die sich nach dem Versicherungsstatus des Beschäftigten richtet. So bedeutet der Schlüssel 1111 zum Beispiel, dass die Person voll versicherungspflichtig ist. Die Beitragsschlüssel von Studierenden, Minijobber:innen oder Personen im Ruhestand setzen sich dementsprechend anders zusammen.
Wenn ein Fehler auf der Entgeltabrechnung gefunden wurde, sollte dies dem Unternehmen zeitnah schriftlich mitgeteilt werden. In dem Schreiben sollte genau beschrieben sein, worin der konkrete Fehler besteht. Grundsätzlich haben Beschäftigte laut § 195 BGB drei Jahre Zeit, einen Widerspruch gegen eine fehlerhafte Abrechnung einzulegen, sofern nichts anderes bei der Erstellung des Arbeitsvertrags vereinbart wurde.
Ein kleiner Fehler in der Entgeltabrechnung kann Beschäftigten viel Geld kosten - besonders wenn sie nach der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden entlohnt werden. Aus diesem Grund sollten Abrechnungen regelmäßig überprüft werden. Dabei gilt zu beachten, dass Änderungen im Leben des Beschäftigten direkte Auswirkungen auf die Steuerabgaben und damit auf das monatliche Arbeitsentgelt haben. Weiterhin treten Gesetze zum Arbeitsentgelt sowie Beiträge zur Sozialversicherung oft zum neuen Jahr in Kraft. Deswegen kommt besonders zu dieser Zeit zu Fehlern bei der Abrechnung, die in jedem Fall möglichst schnell dem Unternehmen mitgeteilt werden sollten.
