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Einmal im Monat erhalten Beschäftigte den Lohn bzw. das Gehalt und die Entgeltabrechnung, damit Mitarbeiter sowie Unternehmen einen Nachweis der geleisteten Arbeit haben. Doch eine Abrechnung ist mehr als ein schriftlicher Arbeitsnachweis - sie gibt zudem Auskunft über die gezahlten Steuern und Versicherungsbeiträge. Aus diesem Grund ist es ratsam, die Abrechnungen abzuheften und aufzuheben. Mit der Zeit füllen die Papiere zahlreiche Ordner und es stellt sich die Frage, wie lange alte Abrechnungen aufgehoben werden müssen.
Gewerbetreibende unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für ihre Geschäftsunterlagen, sofern sie gemäß § 141 Abgabenordnung buchführungspflichtig sind. Dies ist der Fall, wenn:
Beschäftigte haben grundsätzlich das Recht Unterlagen aus der Personalakte vom Arbeitgeber anzufordern. Dieses Recht verfällt nicht mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses, sodass Unternehmen über ein gutes und effizientes Buchhaltungssystem verfügen sollten. Des Weiteren kann das Finanzamt jederzeit im Rahmen einer Buchprüfung Einblick in die Lohnunterlagen verlangen. Die Unternehmensleitung ist dabei zur Zusammenarbeit verpflichtet und muss alle notwendigen Papiere vorlegen können. Dasselbe gilt für Prüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung Bund. In jedem Fall möchten die Behörden so schnell wie möglich mit der Überprüfung der Unterlagen beginnen.
Für Beschäftigte hingegen gibt es keine gesetzliche Verpflichtung ihre Abrechnungen aufzuheben. Dennoch ist es sinnvoll diese Unterlagen bis zum Renteneintritt zu behalten, um Rentenansprüche geltend machen zu können. Bei der Berechnung der Rente kann es zu Fehlern kommen, wobei Frauen, die in Elternzeit waren, besonders häufig davon betroffen sind. Kommt es zu einer Abweichung, kann diese mit der Entgeltabrechnung schnell überprüft und geklärt werden.
Die Unterlagen aus der Personalakte von Beschäftigten werden in zwei Kategorien eingeteilt und haben entsprechend unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Die Länge der Aufbewahrungsfrist richtet sich nach der Relevanz für das Unternehmen und die Behörden.
Mit der zunehmenden Digitalisierung von Unterlagen in der Arbeitswelt hat die Bundesregierung die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in digitaler Form (GoBD) verfasst. Die GoBD hat für die Handhabung elektronischer Geschäftsdokumente vier zentrale Punkte hervorgehoben: Datensicherheit, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung und Auswertbarkeit.
Im § 14b des Umsatzsteuergesetzes ist weiterhin festgelegt, wie Unternehmen digitale Rechnungen aufbewahren müssen. Demnach muss eine Kopie von Ausgangsrechnungen sowie das Original von Eingangsrechnungen über den Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden.
Im Gesetz sind drei zentrale Merkmale zur digitalen Buchhaltung genannt, die den Behörden und Unternehmen den Zugriff und die Verwaltung vereinfachen soll.
In vielen Unternehmen wird eine digitale Ausstellung der Entgeltabrechnungen bevorzugt, weil dadurch viele Prozesse verkürzt und vereinfacht werden können. Wir haben Ihnen hier eine Übersicht zu den Vorteilen der online Lohnabrechnung zusammengestellt. Alle Personen, die eine entsprechende Berechtigung dafür haben, können einfach und direkt auf ebendiese Unterlagen zugreifen. Versenden Unternehmen die Entgeltabrechnungen ihrer Beschäftigten elektronisch, sind sie in dieser Form aufzubewahren. Ein Ausdruck wäre in diesem Fall eine Kopie des Originals.
Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, die Unternehmen dazu verpflichtet Entgeltabrechnungen in Papierform auszustellen. Das Gesetz verlangt von Arbeitgeber:innen lediglich eine Abrechnung in Textform auszustellen, denn der Inhalt ist entscheidend. Somit erhalten Beschäftigte einen schriftlichen Nachweis zu ihrer Arbeit und ihren Abgaben.
Mit der digitalen Lösung für Abrechnungssysteme können Arbeitgeber:innen schnell und einfach gewünschte Unterlagen abrufen. Sie brauchen keine Aktenschränke mehr zu befüllen und müssen nicht regelmäßig alte Papiere auszusortieren. Sämtliche Entgeltabrechnungen werden über die geforderte Zeit aufbewahrt und ehemalige Mitarbeiter:innen können auf Anfrage alte Abrechnungen anfordern.
Die Gültigkeit digitaler Unterlagen ist ebenfalls rechtskräftig, sodass sie auf Buchprüfungen durch das Finanzamt oder der Deutschen Rentenversicherung vorbereitet sind.
